Centraliser et suivre les demandes de communication de votre commune
Une demande de communication n'est pas un simple message : c'est un dossier qui traverse plusieurs étapes, plusieurs personnes et parfois plusieurs semaines. Voici comment ce parcours se déroule concrètement dans Civelia Diffusion, sans promesse au-delà de ce que l'outil fait réellement.
1. La réception
Toutes les demandes arrivent au même endroit, déposées par les associations invitées par la commune. Chacune apparaît dans la liste de la mairie avec son objet, son auteur, ses dates et son état. Il n'existe plus de circuit parallèle où une demande pourrait se perdre.
Le dépôt étant guidé, le dossier reçu contient déjà les éléments jugés indispensables par la commune : description de l'événement, dates, texte proposé pour la publication, visuels lorsqu'il y en a.
2. La qualification
L'agent ouvre le dossier et dispose d'une vue unique : les réponses au formulaire, les fichiers joints, l'historique et le fil de discussion. Il évalue la demande, vérifie sa cohérence avec le calendrier communal et détermine les supports envisageables.
3. La demande de compléments
Quand il manque une information ou qu'un visuel n'est pas exploitable, l'agent le signale directement sur le dossier. L'association reçoit la demande, complète et renvoie. Rien ne se passe en dehors du dossier, ce qui évite de perdre le fil d'un échange entamé plusieurs jours plus tôt.
4. La validation ou le refus
La mairie tranche. Une demande validée poursuit son parcours vers la préparation de la diffusion. Une demande refusée est clôturée avec un motif, transmis à l'association. Dans les deux cas, la décision est datée et conservée.
5. La préparation de la diffusion
Les contenus validés sont rattachés aux supports de la commune et planifiés dans un calendrier partagé : site internet, réseaux sociaux, panneau lumineux, bulletin municipal, lettre d'information. L'équipe voit d'un coup d'œil ce qui est prévu, à quelle date et sur quel canal.
Civelia Diffusion prépare et organise ; il ne publie pas automatiquement sur les canaux externes de la collectivité. La mise en ligne effective reste réalisée par la commune.
6. La traçabilité et l'historique
Chaque dossier conserve la chronologie de ce qui s'est passé : dépôt, échanges, changements d'état, décisions. Cet historique sert au quotidien pour reprendre un dossier laissé de côté, et dans la durée pour retrouver ce qui a été publié l'an dernier au même moment.
Qui fait quoi
- L'association dépose sa demande, répond aux questions et suit l'avancement depuis son espace.
- Les agents de la mairie reçoivent, qualifient, échangent, valident ou refusent, puis planifient la diffusion.
- L'administrateur de la commune paramètre le formulaire, les supports et les accès, et invite les associations.
Les droits sont attachés à la commune : chaque espace reste cloisonné et personne ne voit les dossiers d'une autre collectivité.
Aller plus loin
Voyez également le logiciel de communication pour les mairies et l'organisation de la communication municipale. Pour l'abonnement, consultez les tarifs ; pour une question précise, contactez-nous.